Руководство пользователя

Для создания и управления виджетами онлайн-записи, а так же для ведения записи к сотрудникам удаленно и для получения доступа к дополнительным отчетам, необходимо пройти по ссылке под установленным логином и паролем:  Онлайн запись

Сотрудники

Для синхронизации данных о сотрудниках необходимо зайти во вкладку Сотрудники. Включить флаги для сотрудников, к которым будет производиться запись.

По каждому сотруднику доступны следующие поля: Фотография, Ф.И.О., Специальность, Телефон, E-mail и следующие статусы:

Запись – сотрудник отображается в форме Запись клиентов.

Онлайн запись – сотрудник отображается в форме Виджет онлайн записи.

Статус – позволяет отображать только активных сотрудников.

Встроенный фильтр, с помощью которого можно фильтровать данные по необходимым вам параметрам, по специальности и статусам: запись, онлайн-запись, активность сотрудника.

В верхней правой части окна есть поле для быстрого поиска необходимых записей. Проверка идет по полю ФИО сотрудника

Сверху расположена кнопка, предназначенная для настройки списка отображаемых полей:

В разделе Список Сотрудников для настройки доступны следующие поля:

Карточка сотрудника

По каждому сотруднику необходимо прикрепить фото и информацию.

Для открытия Карты сотрудника необходимо нажать на поле ФИО сотрудника или на кнопку:

Для прикрепления фотографии сотрудника необходимо нажать на поле с фотографией.

Откроется форма для выбора фотографии с вашего компьютера. После выбора фотографии у вас будет возможность корректировки её отображение.

Для прикрепления информации по сотруднику нужно нажать на значок:

И далее кнопку Сохранить.

Услуги

В списке услуг необходимо флагами отметить те услуги, на которые клиенты смогут записаться онлайн. Можно отметить папку/отдельную услугу или же все дерево услуг.

Карточка услуг

У каждой услуги есть своя карточка, для ее редактирования нажмите на кнопку редактирования:

Перейдите в закладку Онлайн-запись

Здесь вы можете переименовать услугу, это наименование будет видеть клиент  при оформлении онлайн-записи. Также можно добавить описание и фото, проставить диапазон цен:

Специальности

После того, как сотрудники и услуги успешно активированы, необходимо соединить специальности с услугами.

Для этого нужно зайти в Настройки и выбрать раздел Специальности

Для привязки услуг к специальностям, нужно нажать на специальность и галочками отметить те услуги, которые выполняют сотрудники данной специальности (можно включить полностью папки или выборочно услуги), далее нажать кнопку Сохранить

Фильтрация специальностей

По умолчанию в данном окне открываются активные специальности, вы можете поставить фильтр

все специальности и активировать не активную специальность и добавить к ней услуги, для это нужно нажать на серый значок глаза

Можно воспользоваться фильтрацией от Аа до Яя или от Яя до Аа (алфавитный порядок)

Копирование Услуг

Вы можете скопировать набор услуг одной специальности и добавить к другой специальности, чтобы сократить время настроек. Для этого нажмите значок:

И отметьте специальность, услуги которой нужно скопировать. Затем нажмите Сохранить

 Сортировки

Воспользуйтесь разделом Сортировки, для удобства записи ваших клиентов. Вы можете отсортировать Услуги, Сотрудники, Специальности в алфавитном порядке (по умолчанию) или же в другом порядке

Для этого нажмите Настройки Сортировки

Далее выберите нужный раздел, например, Услуги, выберите тип сортировки в виджете По алфавиту или Пользовательская. При пользовательском типе сортировки перетащите мышкой папки или услуги в нужном для вас порядке

 Оповещения

Форма Оповещения позволяет настраивать e-mail рассылку.

Настройка уведомления для администратора.

Для того, чтобы настроить рассылку администратору, необходимо войти во вкладку Администратор:

Далее необходимо заполнить поля, оставив Глобальный параметр с включенной галочкой.

E-mail адрес администратора – почта салона или настроенная почта для администраторов, куда бы вы хотели получать оповещения о произведенных клиентами записях.

Тема для писем оповещений – это тема, которая будет отображаться в письме, получаемом администратором, при появлении записи.

Имя отправителя в письмах оповещений – любое имя, без использования «@» для того, чтобы письмо не ушло в «Спам».

Далее вы настраиваете в каких случаях система будет отправлять e-mail оповещения на указанную почту:

Поставив галочку напротив Добавление записи, вы настроите рассылку уведомлений при появлении новых записей в журнале записи.

Поставив галочку напротив Удаление записи, вы настроите рассылку уведомлений при удалении записей из журнала записи.

Поставив галочку напротив Напоминание о записи, вы настроите рассылку уведомлений, напоминающих администратору о скором начале записи за указанное количество минут.

Далее вам необходимо установить источник, при котором будут срабатывать уведомления:

Поставив галочку напротив Виджет, вы настроите рассылку уведомлений в тех случаях, когда клиент записывается онлайн.

Поставив галочку напротив Web-форма, вы настроите рассылку уведомлений в тех случаях, когда администратор делает запись в журнале записей через дополнительный модуль онлайн-записи.

Поставив галочку напротив Локальная программа, вы настроите рассылку уведомлений в тех случаях, когда администратор делает запись в журнале записей в локальной программе.

После выбора настроек и заполнения всех полей, нажмите кнопку Сохранить.

Настройка уведомления для сотрудника.

Перейдите во вкладку Сотрудник:

Здесь также необходимо проставить галочки напротив тех операций, по которым вы хотели бы направлять уведомления сотрудникам. 

И, также проставив галочки, выбрать — при появлении записи в каких источниках, необходимо отправлять уведомления сотрудникам – только при онлайн записях, которые клиенты совершают самостоятельно или при записях, которые делают администратор с помощью дополнительного модуля онлайн-записи/через локальную программу или же во всех случаях. Нажать Сохранить.

Настройка уведомления для клиента.

Перейдите во вкладку Клиент:

Далее необходимо заполнить поля, оставив Глобальный параметр с включенной галочкой.

Поставив галочку напротив Добавление записи, вы настроите рассылку уведомлений клиенту при появлении новых записей в журнале записи.

Поставив галочку напротив Удаление записи, вы настроите рассылку уведомлений при удалении записей из журнала записи.

Поставив галочку напротив Напоминание о записи, вы настроите рассылку уведомлений, напоминающих клиенту о скором начале записи за указанное количество минут.

И, также проставив галочки, выбрать — при появлении записи в каких источниках, необходимо отправлять уведомления клиентам – только при онлайн записях, которые клиенты совершают самостоятельно или при записях, которые делают администратор с помощью дополнительного модуля онлайн-записи/через локальную программу или же во всех случаях. Нажать Сохранить.

Клиенты

Во вкладке клиенты списком хранятся все карточки клиентов, внесенные администраторами вручную или же карточки, автоматически сохраняющиеся в программе после самостоятельной записи клиентов через виджет онлайн-записи.

Список можно фильтровать:

С помощью кнопки Настройки можно добавлять дополнительные столбцы в список:

Список клиентов можно выгружать в формате PDF или Excel:

Также можно пользоваться быстрым поиском, проверка идет по полю ФИО клиента:

Карточки клиентов можно просматривать, нажав на кнопку Просмотреть:

В карте клиента есть поле для добавления фотографии. Для добавления фото, необходимо нажать на поле с изображением:

В закладке Общая информация хранятся личные данные клиента, данные о количестве записей и дата последней записи. Здесь же можно внести комментарий по клиенту с помощью нажатия на кнопку:

В закладке Список записей хранится информация о прошедших и будущих записях клиента в виде списка.

Список можно фильтровать, выгружать в формате PDF и Excel:

Группы финансов

Статьи созданных ранее расходов и приходов можно группировать для удобства анализа отчетов движения средств.

Для создания группы нажмите кнопку:

Впишите наименование группы, выберите тип группы, цвет группы и нажмите Сохранить:

Чтобы переместить статью в соответствующие группу, необходимо нажать кнопку редактирования статьи, выбрать Имя Группы из выпадающего списка и нажать Сохранить.

Виджеты

Виджет — это визуальный элемент, нажимая на который, у клиента будет появляться форма для онлайн-записи в ваш салон.

Форма Виджеты позволяет создать неограниченное количество таких элементом, которые можно разместить в необходимых местах (ваш сайт, инстаграм салона, инстаграм вашего сотрудника), чтобы клиент мог записаться онлайн.

Закладка Общая информация.

Нажав на кнопку +Добавить новый откроется окно Общая информация, в котором необходимо заполнить поля:

Наименование виджета – например, сайт или инстаграм – это место размещения виджета.

Описание виджета – это поле для вашего комментария, если необходимо.

Интервал записи – это интервал, с котором возможно сделать запись, например, через каждые 15 минут.

Далее заполнить все поля в Информации об организации.

В поле Описание организации вы можете написать важную информацию о салоне, которой хотите поделиться с клиентом.

Затем нажать Сохранить.

Закладка Процесс записи.

Здесь вы можете поменять последовательность этапов записи клиента, перетащив строчки на нужные места.

Нажать Сохранить.

Далее перейти на вкладку Выбор сотрудника:

Заголовок формы можно переименовать.

Формат отображения ФИО сотрудника позволяет выбрать форму отображения имени сотрудника в виджете.

Поле Сотрудник по умолчанию устанавливается, если вы желаете, чтобы клиент прежде всего при записи видел определенного сотрудника.

Если вы поставите галочку Скрыть выбор сотрудника – клиент не сможет выбрать другого сотрудника, кроме того, что был выставлен вами по умолчанию.

После заполнения полей нажмите Сохранить и перейдите во вкладку Выбор даты и времени.

Далее перейти на вкладку Выбор услуг:

Заголовок формы можно переименовать.

Вы можете установить услугу по умолчанию, чтобы услуга была заранее выбрана при онлайн-записи. Откройте выпадающий список Услуга по умолчанию и отметьте галкой нужную услуг, нажмите Выбрать.

Чтобы клиент не мог выбирать другие услуги, поставьте галку Скрыть выбор услуг и нажмите Сохранить.

Закладка Внешний вид

Нажав на кнопку Внешний вид, откроется окно внешнего вида на вкладке мини-сайт.

Здесь настраивается визуализация окна онлайн-записи, которую будет видеть клиент со своего устройства.

Загрузите логотип вашего салона со своего компьютера, настройте размерность:

Выберите способ отображения мини-сайта:

Окно справа – мини-сайт отобразится в правой части экрана устройства клиента.

Окно по центру — мини-сайт отобразится в центре экрана.

Внешнее окно – при нажатии на кнопку онлайн-записи, у клиента на устройстве откроется новое окно с вашим мини-сайтом.

Вы можете отрегулировать основной цвет вашего мини-сайта и дополнительный цвет – цвет навигации:

Нажав на кнопку Сохранить, перейдите далее на вкладку Кнопка:

Нажмите на визуализацию кнопки:

Откроется окно, в котором нужно выбрать понравившуюся визуализацию:

Выберите вид кнопки и нажмите Закрыть.

Далее выберите расположение кнопки на экране из выпадающего списка:

Выберите нужные цвета кнопки и текста, пропишите название кнопки:

Нажмите Сохранить.

Виджет создан.

В верхней части окна, на панели управления нажмите кнопку Активировать, появится всплывающее окно, сигнализирующее об активации виджета.

Затем нажмите Предпросмотр, на экране появится кнопка онлайн-записи

Нажмите на появившийся виджет-кнопку Онлайн запись, на экране появится мини-сайт в таком виде, в котором он откроется у клиента.

Закройте виджет.

Теперь, чтоб разместить виджет кнопки на сайте, на панели управления нажмите Получить код вставки

Для вставки виджета кнопки на ваш сайт, необходимо скопировать и встроить появившийся код:

Если необходимо разместить ссылку на онлайн-запись в нужных вам местах – скопируйте ссылку во вкладке Ссылка:

Если необходимо разместить ссылку на онлайн-запись на конкретную услугу – скопируйте ссылку во вкладке Ссылка на выбранную услуг, предварительно получив id услуги, как указано ниже:

Закладка Настройки.

Окно Настройки необходима для подключения Яндекс метрики.

Если у вас еще нет аккаунта, необходимо зарегистрировать его на сайте https://metrika.yandex.ru

Зайдя в свой личный кабинет на этом сайте, необходимо нажать на кнопку Добавить счетчик:

Откроется окно, в поле Имя счетчика нужно ввести любое название.

В поле Адрес сайта необходимо вставить ссылку из нашей системы. Войдите в ваш кабинет онлайн-записи Настройки → Виджеты:

Нажмите на строчку с виджетом, который был создан ранее.

Откроется окно с общей информацией. Нажмите на кнопку Получить код вставки на панели управления в верхней части экрана.

Нажмите на кнопку Ссылка во всплывшем окне, скопируйте указанную ссылку.

Перейдите на сайт яндекс, в поле Адрес сайта вставьте скопированную ссылку.

Прочтите и поставьте галочку Я принимаю условия Пользовательского соглашения.

Нажмите кнопку Создать счетчик.

Яндекс откроет новое окно, в нижней части которого будет черный фрагмент с кнопкой Скопировать код, нажмите ее.

Затем перейдите в кабинет онлайн-записи Настройки → Виджеты:

Зайдите в раздел Настройки:

В окне в поле Код яндекс метрики вставьте скопированный код.

Нажмите Сохранить.

После этого нажать Начать пользоваться на странице яндекс метрики с кодом вставки счетчика.

Откроется новое окно, где необходимо выбрать только что созданный счетчик и кликнуть по нему. Откроется панель управления счетчиком яндекс метрики.

Необходимо скопировать номер, который находится рядом с названием счетчика (в данном примере, этот номер — 70869544) и вставить его в поле Идентификатор яндекс метрики во вкладке Настройки карточки виджета в нашей системе.

Нажать Сохранить.

Далее необходимо настроить цели — на странице счетчика в яндекс метрике необходимо нажать на пункт меню Цели:

Далее нажать на кнопку Добавить цель:

Во всплывающем окне выбрать вкладку Javascript событие, ввести любое название и значение “booking” в поле Идентификатор цели:

После этого нажать на кнопку Добавить цель.

Яндекс метрики подключены.

Права доступа

Форма Права доступа позволяет установить определенные возможности пользования системой для конкретной группы пользователей.

Для того, чтобы создать новую группу пользователей, необходимо нажать на кнопку Создать группу пользователей

Прописать в появившемся поле название группы и нажать кнопку Сохранить.

После этого откроется окно Управление группой пользователей:

Нужно нажать на кнопку Создать пользователя и заполнить поля:

Логин – необходимо прописать логин для создаваемого пользователя латинскими буквами.

Пароль — необходимо прописать пароль для создаваемого пользователя и повторить пароль в следующей строке.

Поставить галочку в поле Пользователь активен и в последней строке привязать пользователя к действующему сотруднику, раскрыв выпадающий список.

Далее нажать Сохранить.

В левой части окна отображается дерево пользователей.

Щелкнув курсором на группу пользователей, можно настроить права доступа всей группе, нажав на кнопку Права доступа в правом углу окна.

 Откроется окно с деревом прав:

Нажимая на категорию Запись клиентов, в нижней части экрана появляются варианты выбора прав доступа и правил.

Следует выбрать один из вариантов доступов:

Полный – доступ с возможностью редактирования выбранной категории.

Только чтение – доступ с возможностью просмотра выбранной категории, без возможности редактирования.

Отсутствует – доступ к выбранной категории закрыт.

Если вы выбираете Полный доступ или Только чтение, напротив нужного правила необходимо выставить галочки.

Поставив галочку напротив правила Скрывать телефоны клиента, вы настраиваете права доступа группе сотрудников так, что заходя в систему под своим логином и паролем любой сотрудник из этой группы не будет видеть телефонов клиентов в журнале записи.

Поставив галочку напротив правила Показывать только собственные записи, вы настраиваете права доступа группе сотрудников так, что заходя в систему под своим логином и паролем любой сотрудник из этой группы будет видеть только записи по своей фамилии только на свои услуги.

Поставив галочку напротив правила Запретить удаление записей, группа сотрудников, по которой настраиваются права доступа, не сможет удалять записи.

Поставив галочку напротив правила Скрыть комментарии к записям, группа сотрудников, по которой настраиваются права доступа, не сможет увидеть комментарии к записям.

Сохранение измененных прав происходит автоматически.

Подобным образом необходимо проставить доступ по каждой категории дерева.

Отчеты

Сводный отчет

Отчет содержит информацию об общем количестве записей, совершенных за год.

Над детальными графиками, разбитыми по дням/месяцам/по годам, отображается блок с общей информацией

Записей за год – все записи, которые появились в журнале за текущий год – проведенные или нет

Запись новых клиентов – записи по новым клиентам, которые появились в журнале – проведенные или нет

Онлайн-записей – записи, которые появились из виджетов — проведенные или нет

Завершенных – оплаченные записи, а также проведенные, но не оплаченные.

По каждому графику (Детально по дням/по месяцам/по годам) возможна фильтрация по типу записи, а также фильтрация по периодам

 Смежный график дает разбивку по дням по всем типам записей:

Детальный отчет

Более детальную информацию по клиентам можно увидеть в табличной форме во вкладке Отчеты/Детальный. В таблице отображается информация о дате оформления записи, ФИО сотрудника, номере карты/виде карты, ФИО клиента, телефон, количество услуг в составе записи, сумма записи, статус.

Вы сами можете задать период, за который необходимо получить информацию.

В верхней правой части окна есть поле для быстрого поиска необходимых записей. Проверка идет по полю ФИО клиента

Отчет Онлайн-записи

Информация о записях позволяет анализировать накопленную информацию и оценивать эффективность работы виджетов (источников онлайн-записей). График можно фильтровать по периодам

Более детальную информацию по клиентам можно увидеть в табличной форме.  В таблице отображается информация о дате оформления записи, ФИО сотрудника, номере карты/виде карты, ФИО клиента, телефон, количество услуг в составе записи, сумма записи, источник записи.

Вы сами можете задать период, за который необходимо получить информацию.

В верхней правой части окна есть поле для быстрого поиска необходимых записей. Проверка идет по полю ФИО клиента

Отзывы

В отчете Отзывы отображаются отзывы, которые клиенты оставили в своем личном кабинете в виджете.

Список с отзывами можно фильтровать по оценке, по сотруднику, по заданному периоду

Чтобы открыть отзыв для редактирования, нажмите на кнопку:

Удалить – вы можете удалить отзыв:

По кнопке Добавить откроется окно добавления нового отзыва

В поле Клиент необходимо выбрать клиента, поиск по клиентам осуществляется по ФИО клиента. В поле Оценка указать на сколько хорошо выполнил работу мастер.

В поле Комментарий при необходимости заносится дополнительная информация в текстовом виде.

После заполнения полей нужно нажать кнопку Сохранить.

Отчет Финансы. Закладка Приход средств

Графический отчет отображает сумму и форму оплаты за указанный период:

Более детальную информацию по приходу средств можно увидеть в табличной форме. В таблице отображается информация о дате проведения операции, ФИО клиента, вид и номер карты клиента, оператор операции, сумма операции, касса, тип оплаты, комментарий.

Вы сами можете задать период, за который необходимо получить информацию.

В верхней правой части окна есть поле для быстрого поиска необходимых записей. Проверка идет по полю ФИО клиента.

Отчет Финансы. Закладка Сводный по выручке

Форма содержит обобщенную информацию о результатах работы предприятия по дням/по месяцам/по годам. Графики можно фильтровать по форме оплаты

Для анализа помесячной эффективности можно включить сравнительный график:

Вы сами можете задать период, за который необходимо получить информацию.

Отчет Финансы. Закладка Расход средств

Отчет отображает все группы расходы средств и типы оплат.

Над графиком отображаются фильтры.

Вы сами можете задать период, за который необходимо получить информацию.

Более детальную информацию по расходу средств можно увидеть в табличной форме. В таблице отображается информация о дате проведения операции, статье расхода, кассе, сумме операции, типе оплаты и группе расхода.